ICT

Dit blog is geschreven door Maurice Smeink eigenaar van MINTERIM.

Maurice werkt als Interim Project Manager voor organisaties.

 

Iedereen kent het. Je koopt een product of dienst en voor je het weet zijn je bedrijfsprocessen sterk afhankelijk geworden van dit soort producten en/of diensten. En wat dacht je van wanneer je iets wilt aansluiten en/of aanpassen je geheel afhankelijk bent geworden van deze Vendor. Typisch een geval van Vendor lock-in. Hoe erg is dat eigenlijk en is er wel sprake van een lock-in?

 

“Vendor lock-in maakt een klant afhankelijk van een leverancier voor producten en diensten, omdat hij niet in staat is om van leverancier te veranderen zonder substantiële omschakelingskosten of ongemak. Om te kunnen spreken van vendor lock-in dient er bovendien sprake te zijn van een superieur of beter alternatief waar de klant naar zou willen overstappen. Zou er geen superieur of beter alternatief zijn dan is de gekozen oplossing optimaal en zal de klant de afhankelijkheid van de leverancier niet beschouwen als een lock-in”. (Aldus Wikipedia)

 

Niet alleen bij bekende scheermesjes fabrikanten kom je dit tegen, ook in de wereld van IT. Leverancier krijgen door deze lock-in steeds meer macht over jouw IT. Denk hierbij aan beheerpartijen, applicaties, programmeurs, programmeertalen, partners die voor jou bepaalde verwerkingen doen, opleggingen vanuit de holding/moederbedrijf, (SLA) contracten, wetgevingen enz. Vendor managers en decision makers zouden grip moeten hebben op deze lock-ins maar hebben ze dit ook? In de praktijk een onmogelijke taak en dus een ondergeschoven kindje. Je moet namelijk verdomd veel weten om hier een overwogen beslissing in te kunnen nemen. Denk aan inzicht over welke IT-middelen je allemaal in gebruik hebt, hoe groot de afhankelijkheid is geworden, visie van wat je in de toekomst er verder op gaat bouwen, welke bijdragen het heeft of zou moeten hebben aan de bedrijfsprocessen en doelstellingen. Je moet gedurende het gebruik blijven controleren of deze IT-middelen nog afdoende zijn en of omschakelen versus ongemak/ kosten nog in juiste balans staat. Een toegepaste maatregel in de praktijk is om periodieke tevredenheidsonderzoeken te doen waarbij prijzen worden vergeleken met alternatieve. (Vergeet niet, prijzen die in de etalage staan zijn de vanaf prijzen!) De weging van ongemak en migratiekosten worden door ‘angst’ geleid en daardoor onnodig hoog ingeschat. Deze angst is naar mijn mening de grootste veroorzaker van waarom bedrijven niet zo snel overstappen gewoonweg omdat ze het eigenlijk niet weten. Voorbeeld is dat veel huishoudens niet durfde over te stappen naar een andere energiemaatschappij omdat ze gewoonweg bang waren zonder stroom te zitten.

 

Nu hoor ik je roepen, “Ach, mijn IT werkt toch! We doen dit al jaren zo, waarom veranderen? We zien wel!” Angst is zo aanwezig dat IT-oplossingen of dienstverleners ongewijzigd blijven. Ik ken voorbeelden dat IT (denk aan Windows XP) al lang niet meer voldoet, ondersteuning en/of reparaties niet meer mogelijk is maar men toch doorgaat vanwege deze lock-in. Bedrijven houden wel rekening met hun continuïteit maar door deze angst, onvoldoende met de risico’s of in ieder geval onvoldoende overwogen. Angst en kennis beïnvloeden de objectiviteit van het overstappen.

 

Een periodieke inventarisatie en risico assessments zou zeker op z’n plaats zijn. In deze inventarisatie moet je meenemen of de oplossingen cq dienstverleners nog voldoen en vooral de vraag stellen van ‘wat zouden de impact en kosten zijn wanneer je helemaal van scratch af aan gaat beginnen!’. Hoe erg is het om opnieuw te bouwen? Welke informatie moeten we (in)direct beschikbaar hebben en wat vinden mijn werknemers hiervan? Je zult verbaasd zijn hoeveel het een goed idee vinden om met de kennis van vandaag, nieuwe keuzes te maken. Resultaat van deze inventarisatie geeft je meer inzicht en is erg handig tijdens een strategisch overleg met je Vendor.

 

De afgelopen jaren is er veel veranderd en hoef je minder afhankelijk te zijn van één bepaalde Vendor. Denk daarbij aan de diverse Cloud (SAAS) oplossingen of aan de drie grote spelers Microsoft, Google en Amazon. Die hebben applicatieservers en dataopslag verschoven van ‘on-premise’ naar Cloud. API-koppelingen maakt uitwisseling tussen verschillende applicaties ineens mogelijk en kun je het beste uit verschillende werelden gaan gebruiken. Combineer je API met Single Sign On, dan verhoog je ineens het gebruikersgemak. Bespreek de mogelijkheden met je Vendor want koppelen wordt steeds belangrijker en is een methode om minder angst te hebben voor een Lock-in!

 

Overstappen op zijn tijd geeft ook veel voordelen. Het dwingt de organisatie namelijk om met een frisse blik, samen met je (nieuwe) stakeholders, andere dan wel betere IT-oplossingen met de kennis van vandaag, in te voeren. Moet je natuurlijk er wel voor zorgen dat deze veranderingen gedragen worden door de werknemers. Volg je wat er uit de inventarisatie is gekomen, dan komt het in de meeste gevallen helemaal goed. Periodiek overstappen moet je begroten en meenemen in je meer jaren plan.

 

#vendor #lock #lock-in #overstappen #koppeling